En lathund för dig som är Admin eller Jour admin: Klicka här
För att komma igång med Gapstaff krävs att du kan ladda ner appar på din telefon från antingen AppStore eller GooglePlay, beroende på om du har en iPhone eller en Androidtelefon (Samsung, Huawei m.fl.).
Öppna App Store eller Google Play och sök på ‘Gapstaff’
Ladda ner appen (version 1.4.9).
Tillåt Gapstaff att skicka notiser till dig så att du ser när du får meddelanden som rör ditt schema mm.
Om din avdelning är ansluten till Gapstaff ska du ha fått e-postmeddelande med en länk för att välja lösenord.
Ditt användarnamn är den e-post utskicken görs till.
Ditt lösenord är det du själv angav genom länken.
När du loggat in öppnas appen och ditt schema visas i kalendern.
Obs! Om du inte har fått några inloggningsuppgifter (glöm inte kolla papperskorgen) eller upplever andra problem med inloggningen kontakta oss på support@gapstaff.com
När du loggat in kan du i menyn uppe i vänstra hörnet byta lösenord. Tänk på att lösenordet måste innehålla minst fyra tecken.
Under ‘Min profil’ kan du ändra dina användaruppgifter. Lägg gärna till en profilbild, det underlättar för bemmaningsassistenten och även dina kollegor i samband med passbyten.
För att ändra e-postadress kontakta support@gapstaff.com
Under fliken 'Mina pass' visas dina schemalagda pass. Dessa kan visas på olika sätt beroende på om det är ett dag-/kväll-/nattpass samt om du ska jobba kliniskt eller inte.
Kliniska pass är blåa med vit symbol.
Icke-kliniska är gråa med blå symbol.
När du markerar en dag i kalendern där du har ett bokat pass så kommer information om det passet visas i en lista under kalendern. Om du klickar i listan kommer du till passets detaljvy där du ser:
All information om ditt pass inklusive eventuella kommentarer som bemanningsassistenten gjort.
Bemanningen för den specifika dagen.
Under fliken ‘Byten’ visas pass som kollegor vill byta med dig. Dessa visas med mörkgrått. Om ett mörkgrått pass har en vit symbol betyder det att du har ett bokat pass den dagen.
Under fliken ‘Lediga pass’ visas lediga pass (luckor) som bemanningsassistenten lagt in. Dessa visas med grönt. Om ett grönmarkerat datum har en vit symbol betyder det att du har ett bokat pass den dagen.
Information om hur du byter pass och ansöker om lediga finner du längre ner på sidan!
Via chatten har du alltid en öppen tråd med avdelningen oavsett vem som är på plats. Avdelningskonversationen ligger alltid högst upp. Namnen som visas är de bemanningsassistenter som är anslutna. Chatten är bästa sättet att kommunicera med avdelningen om saker som rör schemat!
Chatten är såklart även avsedd för att kommunicera med kollegor t.ex. i samband med byten.
Obs! Om du är ansluten till flera avdelningar behöver du växla till den avdelning du vill skicka ett meddelande till. Detta gör du genom att klicka på symbolen med en pil uppe till höger.
Alla lediga pass som bemanningsassistenten publicerar och som du är kvalificerad för att jobba visas under fliken ‘Lediga pass’.
Alla pass som visas här kommer du nödvändigt vis inte ha fått en notifikation om men du kan fortfarande ansöka om att jobba dem.
Notifikationer om lediga pass får du endast när bemanningsassistenten aktivt väljer att skicka ut såna. Detta för att du inte ska bli störd i onödan.
Lediga pass ansöker man om att jobba. Du tilldelas passet först när bemanningsassistenten godkänner din ansökan.
Växla till fliken ‘Lediga pass’
Välj ett en (grönmarkerad) dag då du vill jobba.
I listan under kalendern visas alla lediga pass den valda dagen (och även dina bokade pass om du har några).
Klicka på det passet du vill jobba.
Ansök om att jobba passet genom att klicka på ‘Ansök om att jobba’ längst ner. Bekräfta.
Bemanningsassistenten har nu fått en notifikation om att du vill jobba passet och kommer antingen godkänna eller avslå din ansökan. Oavsett kommer du få en notifkation om detta.
Obs! Du kan återkalla ansökan om du ångrar dig men om du tilldelas passet så är det bindande.
En ‘Förfrågan’ är ett ledigt pass du inte behöver ansöka om att jobba. Tackar du JA tilldelas du passet direkt och det är först-till-kvarn som gäller.
Växla till fliken ‘Lediga pass’
Välj en (grönmarkerad) dag då du vill jobba.
I listan under kalendern visas alla lediga pass den valda dagen. Om det är en förfrågan så står det ‘Förfrågan’ med orange text.
Klicka på det passet du vill jobba.
Tacka JA genom att klicka på ‘Acceptera’ Du har nu tilldelats passet.
Obs! Om du får en förfrågan skickad till dig och du inte kan jobba. Tacka NEJ då så att bemanningsassistenten vet att du inte kan jobba.
Ett byte skapar du när du är bokad på ett pass som vill byta bort. I praktiken innebär det att du skapar en ‘Bytesförfrågan’ som du skickar till utvalda kollegor.
Gå till detaljvyn för det pass du vill byta bort och klicka på 'Byt pass' uppe i högra hörnet.
För kunna skicka ut en bytesförfrågan till dina kollegor behöver du först ange när du kan tänka dig jobba istället. Det gör du genom att välja vilka dagar du kan jobba, och sedan vilken typ av pass du kan tänka dig jobba.
När du gjort dina val kommer en lista med kollegor visas. Vilka kollegor som visas i listan beror på två faktorer:
Kan personen jobba det passet du vill byta bort?
Har personen ett pass att erbjuda dig som matchar dina kriterier?
Markera de kollegor du vill skicka en bytesförfrågan till och klicka sedan på 'Skicka' (högst upp i högra hörnet). Du kan när som helst återkalla din bytesförfrågan.
Om du har fått en bytesförfrågan skickad till dig kommer den dels visas i kalendern under fliken ‘Byten’ men även i notifikationslistan som du når från ‘Menyn’.
Att svara på en bytesförfrågan innebär att man ger ett ‘Bytesförslag’. Dvs. vilket av de pass jag kan byta vill jag erbjuda personen som skickade bytesförfrågan.
Gå in på bytesförfrågan antingen från kalendern eller notifikationslistan.
Välj det av dina pass du vill byta bort mot passet i bytesförfrågan och klicka på ‘Skicka’.
Obs! Du kan följa status på bytet från ‘Pågående byten’ i menyn. Du kan när som helst återkalla ditt bytesförslag.
Om du har skickat en ‘Bytesförfrågan’ till en kollega och fått ett ‘Bytesförslag’ tillbaka behöver du godkänna bytesförslaget för att slutföra bytet.
Gå in på det pass som du vill byta bort från antingen kalendern eller menyn (pågående byten).
Klicka på bytessymbolen upp i högra hörnet för att komma till passets bytesvy.
Välj det bytesförslag du vill byta bort ditt pass mot. (Du kan ju ha fått förslag från flera kollegor.)
Bekräfta
När du bekräftar bytesförslaget kommer det skickas till bemanningsassistenten för godkännande.
Obs! Bytet är inte genomfört förrän det godkänts av bemanningsassistenten.
