Skapa pass (luckor)

Video 1 - Skapa ett eller flera pass
Visar hur man skapar ett eller flera pass (luckor).

Viktigt!
Lägger man till en kompetens så kan endast personer med den kompetensen jobba passet. I de flesta fall kan det dock vara bättre att inte sätta ett kompetenskrav och istället filtrera på kompetens när man tilldelar pass. På så sätt får man lite mer flexibilitet.

Video 2 - Skapa ett ‘Standardpass’
Visar hur man skapar ett ‘Standardpass’

Tips!
Genom att skapa standardpass för de vanligaste passen slipper man fylla i passinformation varje gång man vill lägga in en ny lucka.

Tänk på att döpa passen så att man vet vilken typ av pass det är!

Tilldela pass

Video 1 - Tilldela pass direkt
Visar hur man tilldelar ett pass när man vet vem som ska jobba passet.

Video 2 - Skicka inbjudan
Visar hur man skickar ut en inbjudan. En inbjudan innebär att man skickar ett meddelande till utvalda personer som uppmanar dem att ansöka om att jobba ett specifikt pass. Man behöver sedan godkänna ansökan för att tilldela passet.

Video 3 - Skicka förfrågan
Visar hur man skickar ut en förfrågan. En förfrågan innebär att man skickar ett meddelande till utvalda personer med en förfrågan om att jobba ett specifikt pass. Den som först tackar ja till att jobba passet blir automatiskt inbokad på det specifika passet “Först till kvarn”.

Passändringar

Video 1 - Ändra passdetaljer
Visar hur man ändrar exemplevis tid och aktivitet för ett pass.

Video 2 - Förläng pass
Visar hur man förlänger ett pass om en person jobbar heldag.

Video 3 - Lägg till / Ta bort passanteckning
Visar hur lägger till och tar bort passanteckningar.

Lägg till ny användare

Video 1 - Lägg till ny användare med e-post
Visar hur man lägger till en ny användare när man har personens e-post.

Tips!
Vanligaste anledningen till att personer inte får några inloggningsuppgifter är att e-posten är felaktigt registrerad. Kontrollera därför stavningen och stäm av med användaren vilken e-post som registrerats (jobb eller privat).

Video 2 - Lägg till ny användare utan e-post
Visar hur man lägger till en ny användare när man saknar e-post till personen. Använd detta alternativ när du vill kunna börja boka in en person på pass men ännu inte har personens e-post.

Viktigt!
När ett nytt konto skapas utan e-post, får kontot en tillfällig e-post. För att den nya användaren ska kunna logga in och börja använda kontot behöver det uppdateras med en giltig e-post. Stäm av med användaren att korrekt e-post registeras.

Video 3 - Lägg till användare från en annan avdelning
Visar hur lägger till en användare som redan har ett Gapstaff-konto.

Tips!
Om du inte får en fråga om att ansluta ett befintligt konto, även fast du vet att personen använt Gapstaff tidigare på en annan avdelning, beror det på att den e-post som angivits inte stämmer överens med den e-post som är registrerad sedan tidigare. Om så är fallet kontrollera stavningen och/eller stäm av med personen om de kanske använt en annan e-post.

Video 4 - Skicka nytt lösenord till en användare
Visar hur man skickar ut inloggningsuppgifter till en användare. Användaren kommer få ett mail med en länk för att välja ett nytt lösenord.

Viktigt!
Inloggningsuppgifter skickas till den e-post som är registrerad. Börja därför alltid med att kontroller att e-postadressen är korrekt och den som personen förväntar sig att du skickar till. Vanligaste anledningen till att personer “inte fått” några inloggningsuppgifter är för att den registrerade e-posten är fel.

Om en användare trots allt inte får något mail eller har problem att logga in. Hänvisa dem att maila direkt till: support@gapstaff.com

Ändra användarinformation

Video 1 - Ändra kontouppgifter
Visar hur man ändrar en persons Namn, Mobil och E-post

Viktigt!
Som Admin kan man endast ändra en persons användaruppgifter så länge personen i fråga inte har loggat in än. Efter att personen har loggat in på sitt konto i mobilen är det endast personen själv som kan ändra dessa uppgifter.

Så länge en användare inte loggat in på sitt konto kommer man få frågan om man vill ‘Skicka inloggningsuppgifter’ till användaren varje gång man klickar på ‘Spara’.

Video 2 - Ändra kvalifikationer
Visar hur man ändrar en användares kvalifikationer, exempelvis Lägga till / Ta bort en kompetens.

Viktigt!
Om man ändrar en användares ‘Position’ från exempelvis Undersköterska till Sjuksköterska så kommer redan inbokade pass ligga kvar som USK-pass. Endast pass som tilldelas efter ändringen kommer visas som SSK-pass.

Video 3 - Ändra behörighet
Visar hur ändrar en användares ‘Roll’ (behörighet).

• ‘Medarbetare’ ger tillgång till mobilappen.

• ‘Admin’ ger tillgång till Gapstaff Manager (webben) med full behörighet.

• ‘Jour admin’ ger tillgång till Gapstaff Manager (webben) med begränsad behörighet.

• ‘Avdelningsschema’ ger tillgång till Gapstaff Manager (webben) men utan möjlighet att göra ändringar med undantag för passanteckningar.

Viktigt!
Tar men bort behörigheten ‘Medarbetare’ kommer användaren inte längre använda mobilappen eller bokas på pass.

En användare kan endast ha behörighet ‘Medarbetare’ + ett av alternativen ‘Admin’, ‘Jour admin’, ‘Avdelningsschema’.

Ta bort / Pausa användare

Video 1 - Ta bort användare
Visar hur man tar bort en användare från avdelningen.

Viktigt!
När en användare raderas kommer alla tidigare bokade pass finnas kvar. Däremot kommer alla kommande pass fr.o.m. den dag användaren raderas att försvinna. En användare som har raderats kan läggas tillbaka till avdelningen men de pass som raderats går inte att återskapa.

Video 2 - Pausa en användare
Visar hur man pausar en användare i samband med längre frånvaro eller ledighet.

Viktigt!
En användare som pausats kommer inte vara tillgänglig för att boka in på lediga pass. En pausad användare kommer heller inte dyka upp som mottagare i chatten. Innan du pausar användaren se till att radera alla kommande pass.